De rol van managementondersteuner verandert sneller dan het functiehuis
Organisaties verwachten steeds meer van hun managementondersteuning. Proactiviteit, eigenaarschap, coördinatie en strategisch meedenken zijn geen luxe meer, maar een noodzaak. Zeker nu digitalisering en AI klassieke taken veranderen, verschuift de rol van de managementondersteuner zichtbaar van uitvoerder naar regisseur. Toch blijven veel functiehuizen opvallend stil staan. En precies daar ontstaat een groeiende paradox.
De kloof tussen praktijk en papier
In veel organisaties – met name binnen overheid, onderwijs en non-profit – zijn ondersteunende functies nog steeds ingeschaald vanuit een traditioneel beeld van het vak: uitvoerend, ondersteunend en reactief. Maar wie vandaag de praktijk binnenloopt, ziet iets anders. Managementondersteuners organiseren complexe processen, bewaken bestuurlijke gevoeligheden, verbinden afdelingen, signaleren knelpunten en adviseren managers steeds vaker gevraagd én ongevraagd. De werkelijkheid van het werk verandert dus sneller dan het systeem eromheen. Dat wringt. Want zolang functiehuizen niet meebewegen, ontstaat er een mismatch tussen verwachting en waardering. Organisaties zoeken professionals die eigenaarschap nemen en regie voeren, maar bieden functies die daar qua positionering en beloning onvoldoende op aansluiten. Daarmee ontstaat een ongemakkelijke situatie: organisaties verwachten een adviseur, maar betalen voor een uitvoerder.
Waarom dit een HR-vraagstuk is
Talentvolle professionals haken af wanneer zij onvoldoende perspectief zien. Nieuwe generaties zoeken ontwikkeling, autonomie en betekenisvol werk. Wanneer functieprofielen vooral blijven hangen in routinematige taken, wordt het steeds moeilijker om mensen aan te trekken én te behouden. Tegelijkertijd voelen veel managementondersteuners zelf dat hun werk inhoudelijk veranderd is, terwijl die ontwikkeling formeel nauwelijks zichtbaar wordt erkend. Daarmee is dit niet alleen een vraagstuk van het secretariaat. Het is nadrukkelijk ook een HR-vraagstuk. Want HR speelt een cruciale rol in de manier waarop organisaties kijken naar werk, rollen en ontwikkeling. De vraag is dan ook niet alleen: “Past deze medewerker nog binnen het functiehuis?” Maar vooral: “Past het functiehuis nog bij de werkelijkheid van het werk?”
Tijd voor herijking
Dat vraagt om herijking. Niet alleen van salarisschalen, maar vooral van visie. Want toekomstbestendige organisaties vragen om toekomstbestendige rolprofielen. Dat betekent minder denken vanuit vaste taakomschrijvingen en meer vanuit toegevoegde waarde, talenten en rollen. In steeds meer organisaties zien we daarom beweging ontstaan richting hybride modellen, waarin functies worden aangevuld met flexibele rollen en verantwoordelijkheden. Juist daarin liggen kansen. Voor organisaties betekent dit meer wendbaarheid en aantrekkelijk werkgeverschap. Voor managementondersteuners ontstaat ruimte om zich verder te ontwikkelen richting regie, advisering en coördinatie. En voor HR biedt het de kans om daadwerkelijk richting te geven aan duurzame organisatieontwikkeling.
De echte uitdaging
Maar dat vraagt wel lef. Lef om oude structuren kritisch tegen het licht te houden. Lef om traditionele beelden van ondersteunende functies los te laten. En lef om te erkennen dat de stille kracht van vroeger inmiddels een zichtbare professionele partner van management en organisatie is geworden. De paradox is daarmee helder: je kunt geen toekomstbestendige organisatie bouwen op een functiehuis dat nog in het verleden staat. Wie regisseurs vraagt, zal hen ook als zodanig moeten positioneren.
In mijn boek Begin vandaag aan het secretariaat van morgen ga ik dieper in op paradoxen zoals deze — en op de vraag hoe management, HR en secretariaat samen kunnen bouwen aan een toekomstbestendige organisatie.