AI als versneller, niet als veroorzaker
Wie denkt dat AI de toekomst van managementondersteuning bepaalt, kijkt naar de verkeerde ontwikkeling. Niet AI verandert het secretariaat, maar de veranderende verwachtingen van managers en organisaties.
Natuurlijk heeft AI in korte tijd de wereld op zijn kop gezet, en kan het een groot deel van de routinetaken overnemen van de managementondersteuner. Maar nog altijd houdt de managementondersteuner regie over haar eigen toekomst. Pas als je je afzijdig houdt omdat je bang bent overbodig te worden, loop je juist een groot risico op achterstand. Maar neem je de regie, dan win je aan tijd, invloed en zichtbaarheid.
Veranderende verwachtingen managers
AI, digitalisering en hybride werken hebben de verwachtingen van managers veranderd. Zij verwachten dat hun secretariaat zich vernieuwt, digitaliseert en meer eigenaarschap toont. Tegelijkertijd houden ze vaak vast aan werkwijzen die eigenaarschap onmogelijk maken. Maar heeft het secretariaat überhaupt de ruimte gekregen om eigenaarschap te tonen? Of wordt het opgeslokt door inefficiënte werkwijzen van het management zelf? In de praktijk zie ik regelmatig in verandertrajecten dat niet de managementondersteuners de rem vormen, maar dat het management vasthoudt aan oude routines.
Minder uitvoeren, meer regisseren
Om meer aan de verwachtingen van managers te kunnen voldoen, is het voor een secretariaat noodzakelijk meer tijd vrij te maken voor regietaken. Dat kan alleen door uitvoerende taken zodanig te organiseren dat ze veel minder tijd kosten of zelfs volledig door AI overgenomen kunnen worden. Het is iedere keer weer verhelderend als ik tijdens een training managementondersteuners hun routinematige taken laat noteren en ze ervaren dat een verrassend groot deel van die taken geen hoge toegevoegde waarde heeft. Zodra managementondersteuners dáár het gesprek over gaan voeren, ontstaat vernieuwing en groeit hun rol naar een toekomstbestendige positie.
Prioriteren belangrijker dan organiseren
Op het eerste gezicht lijken ze hetzelfde te doen, maar schijn bedriegt. Veel managementondersteuners houden van organiseren, de boel regelen, liefst nog voordat iemand erom gevraagd heeft. Het is zonder meer een waardevolle kwaliteit, maar de managementondersteuner blijft daarmee hangen in de uitvoerende modus. En dat terwijl de manager steeds meer behoefte heeft aan een ondersteuner die meedenkt en vooruitdenkt. Als je weet wat er speelt en het overzicht hebt, heb je inzicht in wat wel en niet belangrijk is. De managementondersteuner die dat doet, organiseert niet alleen het werk van anderen, maar helpt ook bepalen wat echt aandacht verdient.
Toekomstbestendigheid zit in gedrag, niet in technologie
Aan het begin van mijn blog zei ik al dat AI een versneller is, maar geen veroorzaker. Het versnelt de manier waarop we werken en samenwerken en de manier waarop we processen organiseren. Maar pas als de managementondersteuner haar gedrag aanpast door niet alles meer uit te voeren, maar kritische vragen te stellen, de regie te pakken en de manager te adviseren, dan wordt zij toekomstbestendig. De vraag is daarom niet of AI jouw werk gaat veranderen. De echte vraag is: wat doe jij met je tijd en ruimte die AI je geeft?