Organisaties verwachten steeds meer van hun managementondersteuning. Proactiviteit, eigenaarschap en het slim inzetten van technologie zijn geen ‘nice to have’ meer, maar een vereiste. Zeker in een tijd waarin digitalisering en AI het werk fundamenteel veranderen, ligt de lat hoog voor de managementondersteuning.
Toch zie ik in de praktijk een terugkerend patroon. Veel managers willen dat hun secretariaat meer regie pakt, maar houden tegelijkertijd zelf vast aan werkwijzen die dat juist bemoeilijken. Overvolle agenda’s, impliciete prioriteiten en beperkte contextdeling maken het voor managementondersteuners lastig om écht vooruit te denken en waarde toe te voegen.
Dat spanningsveld noem ik de managementparadox: hoge verwachtingen aan de ene kant, maar gedrag dat vernieuwing aan de andere kant onbedoeld afremt.
De vraag is dan ook niet alleen wat de managementondersteuning anders kan doen — maar juist: welke rol speelt het management zelf in deze beweging?
Wat is de managementparadox?
De managementparadox ontstaat wanneer organisaties verwachten dat hun managementondersteuning zich ontwikkelt richting regie, advies en proactiviteit, terwijl de manier van samenwerken niet wezenlijk verandert.
Managers willen vooruit. Ze zien de noodzaak van digitalisering, voelen de druk van volle agenda’s en zoeken naar manieren om efficiënter te werken. Tegelijkertijd blijven veel dagelijkse patronen intact. Informatie wordt beperkt gedeeld, prioriteiten worden niet expliciet gemaakt en de managementondersteuning wordt vooral ingezet op uitvoering.
Het gevolg is voorspelbaar: managementondersteuners die willen vernieuwen, maar gevangen blijven in een uitvoerende rol.
Waarom regie niet vanzelf ontstaat
Regie ontstaat niet door het simpelweg uit te spreken als verwachting. Het vraagt om de juiste randvoorwaarden.
Een managementondersteuner kan pas vooruitdenken als hij of zij:
- zicht heeft op de bredere context
- weet wat echt belangrijk is
- ruimte krijgt om keuzes te maken
Wanneer die basis ontbreekt, ontstaat er iets anders: reactief gedrag. De managementondersteuning blijft brandjes blussen, schakelt continu tussen verzoeken en probeert vooral bij te houden wat er op hen afkomt. Dat is geen gebrek aan eigenaarschap, maar een logisch gevolg van de omgeving waarin gewerkt wordt.
De rol van management in vernieuwing
Wie een toekomstbestendige managementondersteuning wil, kan niet om de eigen rol heen.
Regie en proactiviteit ontstaan namelijk in de samenwerking tussen manager en ondersteuning. Dat betekent dat managers zich bewust moeten worden van hun eigen invloed op die dynamiek.
Een paar herkenbare vragen:
- Deel ik actief de context achter mijn beslissingen?
- Maak ik mijn prioriteiten expliciet?
- Geef ik ruimte om mee te denken, of verwacht ik vooral uitvoering?
- Durf ik mijn eigen werkwijzen ter discussie te stellen?
Het eerlijke antwoord op deze vragen is soms confronterend. Maar juist daar begint de beweging.
Van controle naar samenwerking
Veel secretariaten zijn van oorsprong ingericht op controle en voorspelbaarheid. Dat heeft jarenlang goed gewerkt. Maar in een wereld die steeds sneller verandert, is dat niet meer voldoende.
De stap naar een toekomstbestendige managementondersteuning vraagt om een andere manier van samenwerken:
- van controle naar vertrouwen,
- van uitvoeren naar meedenken,
- van reageren naar anticiperen.
Dat betekent niet dat alles losgelaten moet worden. Integendeel. Juist duidelijke kaders en heldere prioriteiten geven managementondersteuners de houvast om binnen die ruimte regie te nemen.
De sleutel ligt in balans: richting geven én ruimte laten.
Hoe doorbreek je de managementparadox?
Het doorbreken van deze paradox begint met kleine, bewuste stappen. Geen grote reorganisaties, maar aanpassingen in het dagelijks samenwerken.
Denk bijvoorbeeld aan:
1. Maak prioriteiten expliciet
Zorg dat duidelijk is wat écht belangrijk is. Niet alles kan tegelijk prioriteit hebben.
2. Deel context en informatie
Neem het secretariaat mee in overwegingen, besluiten en ontwikkelingen. Zonder die kennis is vooruitdenken onmogelijk.
3. Geef ruimte voor eigenaarschap
Laat het secretariaat niet alleen uitvoeren, maar ook meedenken en adviseren. En accepteer dat daar soms andere keuzes uit komen.
4. Kijk kritisch naar je eigen patronen
Welke gewoontes houden de huidige situatie in stand? En wat vraagt dat van jou als manager?
5. Investeer in de samenwerking
Plan momenten om samen te reflecteren: wat gaat goed, wat kan beter, en wat hebben we van elkaar nodig?
Samen vooruit
De toekomst van managementondersteuning ligt niet alleen in technologie of nieuwe processen. Die ligt vooral in de manier waarop management en ondersteuning samenwerken. Zolang managers verwachten dat hun ondersteuner verandert, zonder zelf mee te bewegen, blijft de ontwikkeling beperkt. Maar zodra beide kanten hun rol pakken, ontstaat er iets anders.
Dan groeit de managementondersteuning van uitvoerder naar regisseur. En ontstaat er ruimte voor échte toegevoegde waarde.
De managementparadox is daarmee geen probleem, maar een uitnodiging. Een uitnodiging om anders te kijken, anders samen te werken en samen te groeien. De eerste stap begint bij bewustwording. De volgende stap? Die maak je samen.
Meer hierover lees je in mijn boek Begin vandaag aan het secretariaat van morgen. Werk je met een team en wil je hier concreet mee aan de slag? In mijn (incompany) workshops en trainingen vertalen we deze inzichten naar jullie eigen praktijk — met ruimte voor reflectie én direct toepasbare stappen.