Zes tips om te zorgen dat je over 5 jaar ook nog werk hebt

Een paar maanden terug gaf ik aan een grote groep assistants een training over de toekomst van het secretaressevak. Hoewel de deelnemers in de ochtend afwachtend waren en geen duidelijk beeld hadden over wat alle ontwikkelingen voor hen persoonlijk gaan betekenen, werden ze gedurende de dag steeds actiever en enthousiaster. Op het einde van de dag gingen de deelnemers met heel veel energie en goede ideeën naar huis. Op de weg terug in de auto overdacht ik waardoor dat kwam en dat inspireerde mij om de volgende zes tips met jullie te delen.

Tip 1: Teamtijd is gouden tijd
De deelnemers waren afkomstig van verschillende vestigingen van dezelfde organisatie verspreid over het land. Al snel leerden ze dat er grote verschillen waren tussen de vestigingen hoe zaken daar geregeld waren. De groep realiseerde zich hoe waardevol het is om als vakgroep geregeld bij elkaar te komen om te leren van elkaar, elkaar te helpen en elkaar te stimuleren nog betere resultaten neer te zetten. Daarmee vergroot je de toegevoegde waarde van je eigen vakgroep binnen de organisatie en is de kans kleiner dat je wordt wegbezuinigd. De plannen van deze assistants voor bijeenkomsten in 2018 liggen inmiddels al klaar!

Tip 2: Zet de ondersteuning op de kaart
In het verlengde van de vorige ligt deze tweede tip. De ondersteuners beseften dat een afwachtende houding niet gaat helpen om over vijf jaar ook nog werk te hebben. Ze besloten de koppen bij elkaar te steken en met een goed plan te komen hoe zij zien dat zij een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening kunnen bieden en hoe hun interne klanten (lees: management en adviseurs) daardoor nog beter kunnen presteren.

Tip 3: Iedereen heeft talent, de vraag is alleen waarvoor
De klassieke secretaresse die alle taken doet is aan het verdwijnen. Als je altijd op die manier gewerkt hebt, wordt het dus tijd om na te denken waar je blij van wordt. Dat hoeven geen grootse dingen te zijn of de suggestie dat je nu meteen ander werk moet gaan zoeken. Deze groep assistants bedacht tijdens de training dat het al een wereld van verschil zou maken als ze de taken anders zouden verdelen, op basis van de aanwezige talenten. Ze zijn er van overtuigd dat daardoor ook meer ruimte ontstaat om beter op de behoeften van hun interne klanten in te spelen. Hoe beter je dat kunt, hoe kleiner de kans dat je wordt wegbezuinigd.

Tip 4: Organiseer ‘Benen op Tafel’-sessies
Hoe vaak neem je nu écht tijd voor elkaar in een team? De groep moest toegeven dat dat veel te weinig gebeurde. De waan van de dag regeert. Bij veel teams zal dat niet anders zijn. In een wereld waarin zo veel veranderingen gaande zijn, is het cruciaal dat je samenwerkt en dat je daarin effectief met elkaar communiceert. Dat bereik je niet door het alleen over het werk te hebben, maar het ook met elkaar te hebben over wat een ieder beweegt, wat je prettig vindt, waar je je aan irriteert, etc. Eén van de eerste dingen die de assistants gingen invoeren op de werkplek was het houden van een week- en een dagstart. Pas als je elkaar écht begrijpt, kun je écht prestaties neerzetten waar iedereen blij van wordt.

Tip 5: Meten is weten
Op iedere werkplek loop je tegen dingen aan waar je je aan ergert, bijvoorbeeld computerprogramma’s die geregeld vastlopen, scanners die veel storingen geven, je moet werken met een omslachtig systeem om vergaderruimtes te boeken etc. Bijna alle groepen assistants die ik train, kunnen zo een heel rijtje problemen opnoemen. Zo ook deze groep. Bij het samen opstellen van een voorstel richting directie om zo’n probleem op te lossen kwamen de assistants tot de conclusie dat ze het voorstel nauwelijks onderbouwden met cijfers. Hierdoor zou het voor de directie ook niet helder zijn hoeveel geld het kost als het probleem niet wordt opgelost. Kortom, de sense of urgency ontbrak in hun voorstel. Deze eye-opener stimuleerde de groep om bij nieuwe voorstellen hier bewust van te zijn en zo kwalitatief betere voorstellen in te dienen. Daarmee verhoog je meteen je eigen toegevoegde waarde als vakgroep.

Tip 6: Je weet niet wat je niet weet
De digitalisering heeft grote invloed op de manier waarop we werken. Steeds meer wordt verwacht dat de assistant hierin voorop loopt en als een soort digitaal adviseur fungeert op de werkplek. Hoe vul je die rol in? Betekent dat je achter iedere hype of nieuwste digitale tool moet aanlopen? Dat mag natuurlijk, als je dat interesseert. Maar je voegt ook al waarde toe aan deze nieuwe rol als je eens onderzoekt wat je (en in veel gevallen ook je directe collega’s en de mensen waar je voor werkt) allemaal niet weet. Neem een programma als Outlook. Vaak gebruik je alleen die functionaliteiten die je kent, die je ooit van anderen hebt geleerd, maar dan houdt het ook wel op. Regelmatig een training volgen en nieuwe mogelijkheden van het programma leren kennen, kan dus zijn vruchten afwerpen. De groep, al wijzer geworden door tip 3, besloot dat het waardevol zou zijn dat er per vestiging één of twee ‘super-users’ zouden komen en dat zij dan weer hun kennis konden overdragen aan de directe collega’s. Je zag in de zaal al een aantal assistants blij worden van deze nieuwe rol.

Ik hoop dat deze tips je helpen het gesprek aan te gaan met je collega’s over dit onderwerp. Natuurlijk zijn er nog veel meer tips te geven. Bel gerust, geheel vrijblijvend, ik kom graag met je in gesprek: 077-4623220.

      

 

 

 

 

 

        

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top