Waarom succesvolle secretaresses gaan vergaderen!

In een tijd waarin termen als slimmer werken, lean, werken in pools, procesgericht werken en digitalisering je regelmatig om de oren vliegen, vraag je je soms af waar het werkelijke veranderen ten goede komt aan het resultaat van de werkzaamheden. Waar liggen de prioriteiten? Vaak ligt de focus voornamelijk op de ‘Het’ kant, ofwel op de inhoud en hoe we deze anders in kunnen richten. Met slechts een beperkt resultaat voor de korte termijn tot gevolg. Wat doen succesvolle secretariaten dan anders en hoe blijven zij ook voor de langere termijn succesvol? Daarover gaat deze blog.

Het model van Ofman
Laat ik je meenemen naar het model van Ofman. Dit model maakt visueel waarom verandering enkel vanuit de inhoud op de lange termijn niet is geborgd. In dit model zie je hoe er een balans wordt gecreëerd tussen het individu (houding en gedrag), de verhoudingen tussen de individuen (samenwerking) en de inhoud (werkprocessen); ofwel: Ik-Wij-Het.

In de praktijk zien we regelmatig dat de focus op de ‘Het’ kant ligt. Begrijpelijk ook wel, omdat de inhoudelijke kant van werk vrij makkelijk inzichtelijk gemaakt en beschreven kan worden.

 

Echter, iedereen is zo druk met de inhoud en de dagelijkse operationele werkzaamheden, dat er geen tijd over blijft voor het ‘Ik’ en ‘Wij’, datgeen waar het echt om draait. Welke prioriteit is dan eigenlijk juist? In de huidige ontwikkelingen wordt van de secretaresse gevraagd om haar eigen werk invulling te geven, zelfstandig en proactief te zijn, zelfsturend te zijn en samen te werken om daarmee betere kwaliteit te leveren. Het bestaat toch niet dat dit alles verwacht wordt vanuit de dagelijkse operationele praktijk, vanuit de ‘Het’ kant?

Veranderen doe je samen
De ‘Het’ kant heeft alles te maken met lean, de ‘Ik’- en ‘Wij’ kant hebben alles te maken met meaningful. Hoe je ook tegenover verandering staat, belangrijk is dat je het samen doet. Inhoudelijke veranderingen kunnen grote resultaten geven, maar enkel als de ‘Ik’- en ‘Wij’ kant deze veranderingen begrijpen, accepteren en vormgeven. Als je in een veranderingstraject of verbetertraject begint met de focus te leggen op meaningful, creëer je saamhorigheid, respect voor het individu en de wil en drive om samen een verandering door te maken. Als je inzichtelijk hebt gemaakt waar ieders competenties liggen en op basis hiervan ieder de rol geeft die bij haar past, pas dán kun je gezamenlijk als team aan het ‘Het’ vormgeven, werken aan de inhoud. Hiermee borg je de verandering of verbetering, hoe groot of klein dan ook, voor de lange termijn.

Samenwerken of samen in één ruimte
Al worden veel secretariaten samengevoegd en zit men fysiek vaak in dezelfde ruimte, dat wil niet vanzelfsprekend zeggen dat er ook tijd voor elkaar wordt gemaakt. Herken je het volgende: ieder zit op haar eigen plek, met haar eigen scherm voor zich en met haar eigen werkzaamheden, zonder veel aandacht voor het team. Helaas komt dit in de praktijk nog vaak voor. Ieder met haar eigen onzekerheden, dan wel-dan niet uitgesproken. De één loopt over in het werk en de ander zit net in een lekker rustig ritme. De één heeft net een leuk weekend achter de rug en de ander heeft net iets heel vervelends meegemaakt. De één vindt verandering heerlijk en de ander stuit bij verandering tegen een muur. We zijn namelijk allemaal mensen met onze eigen achtergrond, ideeën, karakter en vaardigheden. Gelukkig maar, stel we waren allemaal hetzelfde!

De vraag is, hebben we nog tijd voor elkaar op het werk of verdrinken we iedere dag in de dagelijkse werkzaamheden? Hebben we tijd om elkaar te helpen, elkaar te stimuleren, elkaars talenten te erkennen en bewondering uit te spreken? Spreken we het uit als ons iets dwars zit en vooral: op welke manier? Zijn we kritisch op onszelf maar ook op elkaar en onze werkprocessen en wat doen we daarmee? Hoe meaningful zijn we eigenlijk?

Vergaderen voor secretaresses
Hier ligt de basis voor samenwerking: tijd maken voor elkaar! Zonder excuses ‘daar hebben wij geen tijd voor’, ‘dat doen wij hier nu eenmaal niet’, etc. Dit is juist wat er van je gevraagd wordt in het kader van de huidige ontwikkelingen. Als secretaresse ben je gewend om steeds maar bezig te zijn met het afwerken van de dagelijkse workload en alles wat daar nog bijkomt. Wil je uiteindelijk echt bezig zijn met hoe je je werk samen slimmer, lean, teamgericht, procesgericht en/of digitaal in kunt richten, dan is er tijd nodig om als team samen te gaan zitten en te vergaderen over deze onderwerpen om op één lijn te komen en te blijven met de organisatie en om structuur te brengen in de huidige ontwikkelingen in het secretaressevak. Vergaderen is niet meer enkel voor managers maar wordt nu ook van secretaresseteams verwacht.

Dit vraagt een andere mindset en dat blijkt in de praktijk nog niet makkelijk: je operationele werk loslaten om samen te gaan zitten en in gesprek te gaan over je werk. Het gevoel los te laten dat je niet werkt als je over je werk praat. Wanneer plan jij de eerste vergadering in om samen lean én meaningful te worden als individu én als team?

 

Het onderwerp van deze blog wordt uitgebreid behandeld tijdens de training ‘Groeien naar een lean & meaningful secretariaat’.  Klik hier voor aanvullende informatie of neem contact met ons op voor meer uitleg: info@quadrantadvies.nl of bel 077-4623220

 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top