Waarde toevoegen als projectondersteuner in de zorg doe je samen

Laatst was ik in gesprek met een aantal secretaresses van een zorginstelling. Ze maakten zich zorgen. ‘Waarover dan?’ vroeg ik hen.
‘Nou, in onze organisatie gaan we over op projectmatig werken. We hebben al te horen gekregen dat wij projectondersteuner worden.’
Uit nieuwsgierigheid vroeg ik door: ‘Projectondersteuner worden, lijkt mij leuk, toch?’
Ik zag aan de lichaamstaal in de groep dat daar kennelijk heel verschillend over werd gedacht. Een enkeling was enthousiast, maar de meerderheid had duidelijk haar bedenkingen. Ik probeerde verder te onderzoeken: ‘Ik zie dat niet iedereen enthousiast is. Wat maakt dat je niet blij wordt van de rol van projectondersteuner?’
Na enige aarzeling: ‘Projectondersteuning is zo’n ander vakgebied dan het secretaressevak. Ik weet niet of ik dat wel kan en of ik dat wel leuk ga vinden.’
‘Ik begrijp heel goed dat je met die vragen zit. Dat je met deze ontwikkeling uit je comfort zone wordt gehaald en dat dat best spannend is. Klopt dat?’ Er werd instemmend geknikt. Blij dat het pijnpunt nu op tafel lag, kon ik vervolgstappen zetten: ‘Ik stel voor dat ik jullie meer vertel over wat projectondersteuning nu allemaal inhoudt en wat daarmee het verschil is tussen een rol als projectondersteuner en een secretaresse. Daarna zal ik jullie helpen hoe jullie mee kunnen gaan in de nieuwe ontwikkeling in jullie organisatie.’ Ik keek de secretaresses aan en zag dat er druk werd nagedacht. Al snel volgden de reacties en wilde iedereen met mijn voorstel aan de slag.

Ik neem je zo verder mee in wat de secretaresses hebben gedaan om waarde te blijven toevoegen aan hun organisatie, maar misschien wil je zelf eerst nog wat meer lezen. Bijvoorbeeld over het verschil tussen een projectondersteuner en een secretaresse. Klik dan op één van deze linkjes naar artikelen die ik al eerder schreef over projectondersteuning: http://bit.ly/interviewYER | http://bit.ly/PetraTollenaar | http://bit.ly/Projectondersteuninginzorg.

Terug naar dit secretaresseteam. De lucht klaarde zienderogen op nu het werkveld van projectondersteuning meer duidelijk werd en het mooie was dat er kennelijk ook beelden in de hoofden van sommigen waren ontstaan die totaal niet klopten met de dagelijkse praktijk van projectondersteuning. Dat is ook niet erg, er is geen goed of fout. Wat wel mooi is dat doordat je met elkaar in gesprek gaat, veel van elkaar leert en je je beelden kunt bijstellen.

De secretaresses werden wat ongedurig. Nu de theorie zo’n beetje helder was, wilden ze meteen concreet aan de slag. ‘Wat moeten we doen?’ drongen ze aan.
‘Wat denk je dat nu belangrijk is?’ schoot ik automatisch in mijn rol als procesbegeleider, zodat ze zelf op zoek zouden gaan naar antwoorden.
‘Geen idee,’ was het antwoord na een lange stilte.
Ik probeerde ze nog wat verder op weg te helpen: ‘We hebben het over projectondersteuning in het algemeen gehad, maar wat weet je van projectondersteuning binnen jullie eigen organisatie?’
Eén van de secretaresses antwoordde: ‘Eigenlijk helemaal niets en ik denk dat we alle vragen die we hebben eens op een rijtje moeten gaan zetten.’

Dankbaar dat nu één schaap over de dam was, volgden de anderen ook. Ze maakten werkgroepjes: het ene ging een vragenlijst voorbereiden om met het management in gesprek te kunnen gaan over welke verwachtingen zij hadden over projectondersteuning en het andere discussieerde over hoe zij zelf graag de rol wilde invullen. Ook was er nog een groepje dat ging nadenken over welke digitale tools er voor projectondersteuning beschikbaar waren en welke trainingen verder nog handig zouden zijn. ‘En misschien moeten we ook eens op bezoek gaan bij een collega organisatie in onze branche waar ze al een tijdje met projectondersteuners werken,’ werd er ondertussen geroepen.

Je zult begrijpen dat er nog wel wat water door de rivier moest na deze sessie, waarbij ik ze geholpen heb met het concreet maken van een heldere visie op projectondersteuning binnen hun organisatie en wat er allemaal bij komt kijken. Ik werd er heel blij van dat de secretaresses al snel snapten dat door aan het begin de verbinding te zoeken en in gesprek te gaan met het management en zelf na te denken over wat zij zelf hierin belangrijk vonden en wat zij nodig hadden, er een kans ontstond om samen met de organisatie te groeien in projectmatig werken en zo vanaf het begin waarde toe te voegen in de rol van projectondersteuner.

 

 

Ook zin in een goed gesprek over projectondersteuning of over een ander thema dat nu actueel is binnen jouw secretariaat? Ik kom graag naar je toe deze zomer en vind het leuk om mijn kennis van en ervaring met vernieuwingen in/rondom het secretaressevak met je te delen. Zullen we samen naar een inspirerende locatie (of terras bij mooi weer) bij jou in de buurt zoeken? Neem gerust collega’s uit je eigen organisatie of van collega-organisaties, mee. Betaal ik de koffie of thee. Ik hoop je snel te ontmoeten!

Op mijn website of LinkedIn-profiel lees je meer over mij en mijn bureau Quadrant Advies.

 

 

 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top