Helft secretaresses moet op zoek naar ander werk

De bomen groeienIllustratie_1_spinweb_v2 niet meer tot in de hemel. Organi-saties zien zich gedwongen kosten te verlagen en opbrengsten te verhogen. Ook de management-ondersteuning wordt hierbij niet gespaard. Afhanke-lijk van de organisatie is het mogelijk de manage-mentondersteuning tot wel 50% in te krimpen, terwijl de kwaliteit van dienstverlening ervan omhoog gaat. Dit kan door het toepassen van hét dienstverlenings-model voor de toekomst: de secretarieel Shared Service Organisatie (secretarieel SSO).

Talent centraal
In het oude model moet de secretaresse in het algemeen alles kunnen. Met als gevolg dat men ófwel niet aan de verwachtingen kan voldoen ófwel dat men te weinig uitdaging krijgt. De beroepsgroep is dan ook erg gevoelig voor burnout, met een relatief hoog ziekteverzuim tot gevolg. In het nieuwe secretariaatsmodel is veel meer aandacht voor de talenten en mag en kan iedereen het werk doen dat bij hem of haar past. Zo is er plek voor zowel de mbo’er als de hbo’er. We zien nu al in de praktijk dat het ziekteverzuim hierdoor afneemt. Een ander gevolg is dat de kwaliteit van dienstverlening omhoog gaat, omdat de ondersteuning nu veel beter tot haar recht komt. De hbo’er is nu de uitvoerende taken kwijt en kan zich concentreren op inhoudelijke, maatwerktaken voor het management. De mbo’er hoeft niet meer op haar tenen te lopen en kan zich concentreren op de uitvoerende en meer persoonsongebonden taken. Zo kan en mag werken ook gewoon leuk zijn.

Secretarieel SSO biedt meeste perspectieven
De secretarieel SSO blijkt niet alleen een theoretisch model; in de praktijk zien we dit model steeds vaker toegepast worden. Ook uit onderzoek van de Universiteit van Tilburg blijkt dit model de meeste perspectieven te bieden voor de toekomst. Uit dit onderzoek komt naar voren dat organisaties nu flexibeler zijn geworden, betere dienstverlening naar hun klanten kunnen leveren en het niveaau van de ondersteuning is gestegen. Er is een beter zicht op de talenten van de ondersteuners, zijn de ondersteuners breder inzetbaar en is de continuïteit in dienstverlening verbeterd. Daarnaast hebben organisaties weten te besparen op personeelskosten en hoeft er minder extern ingehuurd te worden.

Van persoonlijke naar professionele relatie
Nieuw in dit model is dat de managementondersteuning ontvlochten is uit de manager afhankelijke relatie, uit de lijn is getild en ondergebracht is in een eigen afdeling met een eigen budget. Door dit eigen budget kan er veel gerichter gewerkt worden aan het opleiden en ontwikkelen van de totale groep van secretaresses binnen een organisatie, waardoor de kwaliteit verder stijgt. De klassieke baas-secretaresse verhouding verandert hierbij: de persoonlijke relatie wordt een professionele relatie, waarin de secretaresse niet meer ‘haar’ manager als individu pampert, maar het team waarvan zij onderdeel uitmaakt en de hele organisatie, want daar voelt zij zich onderdeel van. Dat vraagt vooral ook van managers om een nieuwe manier van werken en het durven c.q. willen loslaten van de ‘eigen’ secretaresse. Het model vergemakkelijkt tot slot het vrij stromen van kennis en informatie en zorgt er voor dat ondersteunende processen op elkaar aansluiten, voortdurend worden verbeterd en efficiënter worden ingericht. Zo ontstaat ‘lean management support’.

Een pittige boodschap, maar het is de enige manier om als ondersteuning ook in de toekomst van toegevoegde waarde – en dus lean & meaningful – voor een organisatie te blijven.

 

Op 30 september a.s. krijgt de rector magnificus, Prof. dr. Philip Eijlander, het eerste exemplaar van het boek ‘Groeien naar lean & meaningful management support’ uitgereikt tijdens de officiële boekpresentatie. Voor meer informatie, klik hier.

Het boek is vanaf 1 oktober te bestellen via onze site en via de bekende webshops.

 

 

Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in het secrtaressevak?
Schrijf je dan in voor de Quadrant Nieuwsbrief (verschijnt 4x per jaar)

 

 

 

2 gedachtes op “Helft secretaresses moet op zoek naar ander werk”

  1. Petra Huijsmans

    Annemarie

    Wat prachtig locatie voor de presentatie van je boek. Succes! Ik ga zeker een gesigneerd boek bij je bestellen.

    Groet

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top