Secretariaatsoverleg – stop de ‘to do’ lijstjes

Werkoverleggen kunnen saai en voorspelbaar zijn. Hoe maak je ze weer leuk en krijg je er weer energie van? In deze blog geef ik je drie tips om je eigen secretariaatsoverleg weer nieuw leven in te blazen.

Tip 1:  Heb het niet over wat je allemaal nog moet doen
Het is heel verleidelijk om als je eens per maand bij elkaar komt om bij de leidinggevende stoom af te blazen over wat er allemaal nog moet gebeuren. Voor je het weet ben je een half uur verder en is er nog niets constructiefs gebeurd. Stoom af kunnen blazen heeft iedereen nodig, maar zoek andere momenten in de week uit. Maak regelmatig tijd voor elkaar, laat de spanning niet oplopen tot je één keer per maand je emmertje kunt legen.

Tip 2: Heb het wel over zaken die belangrijk zijn
Het is altijd lastig een balans te vinden tussen de dingen die ‘moeten’ en zaken die echt belangrijk zijn. Zaken die echt belangrijk zijn, noemen we persoonlijk leiderschap. Hieronder vallen zaken als structuur en planning van het werk, onderhouden van relaties en zelfontplooiing. De uitdaging, zeker op een secretariaat, ligt er in om meer tijd aan persoonlijk leiderschap te besteden. Een leuke oefening die je als team eens kunt doen tijdens een secretariaatsoverleg is jezelf afvragen wat jou werkplezier geeft. Iedereen noteert het antwoord voor zichzelf en licht vervolgens zijn of haar antwoord toe. Het maakt inzichtelijk waar de energie van het team ligt en hoe je het werkplezier nog verder kunt vergroten. ‘Ja, maar dat weten we toch wel?’ hoor ik je denken. Ervaring leert dat je ook als goed draaiend team in een bepaalde routine kunt vervallen en de schwung er soms een beetje uitgaat. Deze oefening kan weer nieuwe energie opleveren.

Tip 3: Heb het niet over het werk
Als ondersteuner wil je graag aan het werk en je ‘to do’-lijstje afwerken. Logisch, daar ligt ook je kracht. Maar wist je dat als je de tijd neemt om eens op een andere manier met elkaar in gesprek te zijn, er een heel andere energie ontstaat? Een eenvoudig hulpmiddel hiervoor is bijvoorbeeld het gebruiken van feedbackkaarten. Voor nog geen € 15,– kun je een doosje feedbackkaarten (Tools voor Trainers) op internet kopen. Een voorbeeld van een vraag op zo’n kaartje: stel dat ik een auto zou zijn, wat voor auto zou ik zijn? Zeker weten dat het antwoord op deze en andere vragen tot veel hilariteit leidt en het secretariaatsoverleg ineens heel leuk wordt.

Ik kan nog eindeloos veel meer tips bedenken. Waar het vooral om gaat is dat je het ‘to do’-lijstje los durft te laten waar het kan en tijd investeert in elkaar tijdens het secretariaatsoverleg. Je krijgt er niet alleen veel meer energie van, het maakt je ook veel weerbaarder tegen alle hectiek en verandering die gedurende de dag op je afkomen. Zo blijf je beter in balans, als team en als individu.

Deze en nog heel veel meer tips komen voorbij in onze training ‘Balanceren in een veranderende werkomgeving’ van 17 mei a.s. Voor meer informatie klik hier.

    

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top