Onderdeel uitmaken van een projectteam- wat komt daarbij kijken?

Het is een groeiend fenomeen in organisaties: projectmatig werken. Veel secretaresses krijgen de kans om de rol van projectondersteuner op zich te nemen. Dit vraagt een heel andere benadering op ondersteuning en het is niet altijd even vanzelfsprekend dat die rol ook bij je past.

Naast je kennis over hoe een project er inhoudelijk uitziet en welke ondersteuning je biedt, vraagt de rol van projectondersteuner dat je je als een gelijkwaardig onderdeel van het projectteam opstelt. Als secretaresse sta je vaak meer aan de ‘zijlijn’ en minder op de voorgrond, twee dingen die tegengesteld zijn aan je rol als projectondersteuner. Je zet jezelf juist op een centrale plek en op de voorgrond en zorgt dat je altijd up-to-date bent en weet wat er speelt. Als verbindende factor weten de projectteamleden jou te vinden voor informatie, planning, budgetten etc. Je staat in nauw contact met de projectleider en adviseert deze als dit nodig blijkt voor de voortgang/planning van het project.

Je bent als projectondersteuner onderdeel van een projectteam. Vaak zijn dit verschillende disciplines binnen de organisatie, maar er kunnen ook projectteamleden buiten de organisatie zijn. Je belangrijkste taken zijn:

  • Voortgangsbewaking/ planning
  • Informatiebeheer
  • Communicatiebeheer
  • Budgetbeheer
  • Kwaliteitsbewaking

Je zorgt dat projectteamleden over de juiste en laatste informatie beschikken en hebt overzicht op de tijdlijnen binnen een project. Hiervoor zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar, zoals een Gantt planner in Excel. Je zorgt ook voor de juiste communicatielijnen- en middelen en doet voorstellen om deze op een slimme manier toe te passen. Te veel spreiding in communicatiemiddelen draagt ertoe bij dat niet alle informatie bij alle leden van het projectteam terecht komen. Hoe ga je bijvoorbeeld om met informatie die één op één middels chats of telefonisch worden besproken? Dit zijn maar een paar voorbeelden van datgene wat er komt kijken bij een project.

Natuurlijk is er veel verschil in de grootte en complexiteit van projecten, maar de structuur van een project en de verschillende fasen zijn gelijk. Het vraagt van jou als projectondersteuner dat je kennis hebt van de verschillende projectfasen en wat er aan de voorkant voor nodig is om een project structuur te geven. Je bent niet alleen projectondersteuner, maar vaak ook onderdeel van een team projectondersteuners binnen je organisatie. Samen zorg je voor professionalisering van je vakgebied en kun je gebruik maken van elkaars talenten. Jullie komen regelmatig bij elkaar om te zien wat er nog bij kan dragen aan het verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening.

Je ziet: voor een professionele projectondersteuning is het goed om te weten waar je kennis wellicht nog bijgespijkerd mag worden en waar je talenten liggen. Dit om niet te stranden in een wirwar van informatie en brandjes blussen in ad-hoc situaties. Wil je graag meer leren over projectondersteuning, zoals de diverse fasen in een project, de documenten die je nodig hebt, welke software je kunt gebruiken voor een projectplanning, maar ook wat deze rol voor jou betekent? Schrijf je dan in voor de ééndaagse training ‘Werken als projectondersteuner’ die wordt verzorgd op 4 oktober in Arnhem.

 

     

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top