Lean op het secretariaat: wat levert het jou op?

Het werken volgens de lean filosofie wordt door steeds meer organisaties geadopteerd. Waar het voorheen voornamelijk bij productiebedrijven werd geïmplementeerd, gaan de ontwikkelingen nu ook snel in andere branches. Maar wat is lean eigenlijk en waarom zou je hier op het secretariaat mee aan de slag gaan?

Steeds meer wordt van medewerkers in een organisatie verwacht dat zij meedenken over hoe werkprocessen slim in te richten om de beste kwaliteit te kunnen leveren. Dit betekent dat je niet af hoeft te wachten tot de organisatie je faciliteert en veranderingen van ‘bovenaf’ opdraagt. De hiërarchische structuren zijn aan het afnemen en gelijkwaardigheid gaat de overhand nemen (gelukkig!). Dit vraagt echter ook iets van jou!

De rol van jou als assistant is in de afgelopen jaren steeds meer veranderd van een voornamelijk uitvoerende rol naar een ondersteunende en adviserende rol. Je staat steeds meer naast je manager en daarmee veranderen ook de verwachtingen die aan je worden gesteld. Meedenken op de inhoud bijvoorbeeld, maar ook verantwoordelijkheid nemen over hoe je de kwaliteit van je dienstverlening als assistant kunt optimaliseren en aan kunt geven wat je daarvoor nodig hebt.

De Lean filosofie sluit hier naadloos op aan en is dan ook een logisch ‘hulpmiddel’ om in de veranderende omgeving optimaal te kunnen blijven functioneren. Het geeft je praktische handvatten, waarmee je direct aan de slag kunt gaan. Lean is niet moeilijk, iedereen kan ermee beginnen, op elk moment en onafhankelijk van hoe ver je organisatie al is. Dat maakt het ook zo toegankelijk. Het geeft je energie, omdat je zelf steeds meer invloed krijgt op je eigen werkveld en op de samenwerking met anderen binnen je organisatie. Zoals Lydia van den Bogaard, TPS Coördinator Toyota Material Handling, beschrijft:

“Innovatie van de secretariële werkprocessen begint met een paradigma shift over het denken over en kijken naar je eigen werkprocessen. Lydia: “Ik wil alle secretaresses inspireren om met lean aan de gang te gaan en ik geef hen allerlei methodieken en voorbeelden hoe zij er in de praktijk mee aan de slag kunnen gaan. De uitdaging ligt er om uit je comfortzone te stappen en je gewoontepatronen los te laten. We leren de deelnemers met een frisse blik naar hun processen te kijken en van daaruit ga je verbeteringen doorvoeren. Hou het vervolgens niet bij je, maar deel met anderen wat goed is, zodat ook zij er hun voordeel mee kunnen doen.”

Door met lean aan de slag te gaan ontstaat er ruimte om samen in gesprek te gaan over je werk, je kwaliteiten en vaardigheden en hoe je deze het beste in kunt zetten voor je organisatie.

Ben je enthousiast om hier meer over te leren en hoe jij kunt beginnen met lean? Op 8 en 29 maart 2018 organiseren wij samen met Lydia van den Bogaard de tweedaagse training ’Groeien naar een lean & meaningful secretariaat’.

 

              

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Scroll naar top