Lean & meaningful management support: op reis in de praktijk

Organisatie als levende vormHet moet anders in het secretarieel vakgebied, net als in veel andere vakgebieden. Getriggerd door de noodzaak van organisaties om zichzelf opnieuw uit te vinden, laait de discussie binnen het secretarieel vakgebied op over waar het naar toe moet. Secretariaten zullen zich moeten vernieuwen. Doen zij het niet, dan zullen zij als dinosaurus uitsterven wegens een gebrek aan aanpassingsvermogen. Of zoals Darwin al eeuwen geleden aangaf: “It is not the strongest of the species that survives, or the most intelligent. It is the one that is the most adaptable to change.”

Behoefte aan structuur
Juist in een tijd waarin we de transitie maken naar netwerkorganisaties, nieuwe samenwerkingsverbanden en platte organisaties hebben we behoefte aan structuur. Ook voor de managementondersteuning. Thom Verheggen (www.tomverheggen.nl) schreef op 25 november een blog over het verschil tussen hiërarchie en structuur. Over structuur zei hij het volgende:

Structuur is de manier waarop iets in elkaar zit, waarop elementen van een verzameling samenhangen.”  

Verheggen: “Een heldere structuur in een organisatie is dus een logische en inzichtelijke samenhang tussen de verschillende elementen. Het maakt je bewust van het geheel, de verschillende onderdelen, de samenhang daartussen én je eigen plek daarin. Met het creëren van waarde als leidraad. Hiermee wordt het voor iedereen mogelijk mee te denken, over zijn eigen aandeel, maar ook afdeling overstijgend. Daar komen de echte innovaties vandaan. Ook beslissingen zijn makkelijker en sneller te nemen.

Het is opvallend maar verklaarbaar dus, dat veel moderne, innovatieve organisaties weinig hiërarchie kennen en juist een heel heldere structuur (als in bovenstaande definitie). De kunst is zo’n structuur te laten ontstaan dat bevlogenheid, wendbaarheid en waardecreatie voortdurend gestimuleerd worden.”

Dat lukt, volgens Verheggen, als de structuur:

  • Gezamenlijk wordt gecreëerd / inzichtelijk wordt gemaakt
  • Inzicht biedt in de samenhang en het hoe en waarom van ieders rol en invloed op het geheel van waardecreatie voor de klant
  • Minimalistisch is en inzicht biedt in zijn eigen waarom (het waarom van de structuur), zodat hij makkelijk aangepast kan worden als de veranderende omstandigheden of kansen erom vragen
  • Kennis tussen mensen vrij laat stromen
  • Helder maakt wie wat van wie nodig heeft, maar veel ruimte biedt in hoe dat te realiseren.

De secretarieel shared service organisatie, zoals ik die beschrijf in mijn nieuwe boek ‘Groeien naar lean & meaningful management support’, voldoet aan al deze criteria voor structuur en zal leiden tot een bevlogen en wendbare managementondersteuning.

Lean & meaningful
Het mooie van zo’n bevlogen en wendbare managementondersteuning is dat dat hand in hand gaat met het lean & meaningful zijn. Door de managementondersteuning anders te organiseren en hen meer het ‘hoe’ te laten realiseren en kennis vrij te laten stromen, neemt de bevlogenheid van de ondersteuners toe. Als vanzelf kun je dan meer werk met minder mensen doen. Gelukkig niet alleen dat, want ook dan ga je het op de lange termijn niet redden. Ondersteuners krijg meer ruimte om hun talenten in te zetten op andere taken dan de traditionele secretariële taken. Alleen dan blijft de ondersteuning interessant voor een organisatie. Kostenreductie is in de doorontwikkeling van managementondersteuning daarbij onontkoombaar. Niet dat organisaties dat nu zo leuk vinden, maar zij worden door de ontwikkelingen er toe gedwongen. Kostenreductie is daarmee niet zozeer Tayloriaans denken, zoals weleens beweerd wordt, het is bittere noodzaak anno 2014.

Hoe je tot die lean & meaningful management support komt zie ik als een reis die je samen begint. Je weet wel ongeveer hoe de horizon er uit ziet, maar hoe de weg er naar toe loopt, moet zich nog ontvouwen. Net zoals dat Microsoft begin deze eeuw op reis ging naar Het Nieuwe Werken, maar bewust niet op voorhand wilde vastleggen hoe die reis er uit zou gaan zien. Het kan je namelijk enorm remmen in je creativiteit en bemoeilijkt het doorbreken van vaste denkpatronen. Daarom ben ik ook niet zo’n voorstander van het gebruiken van allerlei theoretische modellen om te groeien naar een lean secretariaat. Een secretariaat is een levend organisme met een eigen identiteit en moet je ook op die manier behandelen.

Iedere dag een beetje beter
Toyota, de bakermat van lean, zegt dat we het vooral zo simpel  mogelijk moeten houden, zodat álle medewerkers lean werken in de praktijk kunnen brengen. Lean is vooral je gezond verstand gebruiken, zoals Vincent Wiegel in zijn boek ‘Succesvol Lean’ stelt. Wat mij in de hele lean filosofie het meeste aanspreekt, is je houding: het elke dag net een beetje beter willen doen dan de dag ervoor. Er zijn al organisaties die nieuwe medewerkers eerder op deze mentaliteit aannemen dan op diploma’s. Een mooie ontwikkeling die nodig is om open te staan voor elkaar en de inbreng van de ander, om te leren van elkaar en niet elkaar af te troeven, om te presteren maar niet ten koste van, om plezier te beleven aan de weg er naar toe, met vallen en opstaan. Ook de snelheid van bewegen is niet van belang, als wel de richting die we op gaan. Theoretische modellen kunnen je daarbij goed op weg helpen, kies daarbij wel zorgvuldig het model dat bij jouw organisatie en al haar facetten past. Met de gedachte dat een theoretisch kader altijd ondersteunend is aan het groeiproces en geen doel op zich. Uiteindelijk zul je samen naar een vernieuwde managementondersteuning moeten groeien. Alleen door te doen, kom je er achter wat in jouw organisatie werkt en wat niet. Ik wens iedereen veel plezier tijdens de reis naar een lean & meaningful secretariaat!

 

Op de hoogte blijven van ontwikkelingen in het secretarieel vakgebied? Schrijf je hier in voor de Quadrant Nieuwsbrief!

Bestel hier mijn nieuwe boek ‘Groeien naar lean & meaningful management support’

1 reactie op “Lean & meaningful management support: op reis in de praktijk”

  1. Ik heb het boekje gelezen. Het is een makkelijk leesbaar boekje en staat boordevol interessante informatie. De gemeente Delft is op dit moment bezig om de management ondersteuning op een efficiëntere en effectievere manier te organiseren. Het boekje is hier een goede leidraad om met deze verandering aan de slag te gaan.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top