Hoe whatsapp-gebruik een team kan laten ontsporen

Laatst was Yvonne Persoon bezig in een team waar werkoverdracht en het dagelijkse reilen en zeilen met elkaar besproken werd in een whatsapp-groep. Niks mis mee, alleen liep het in dit team uit de hand. Dit team besprak voortdurend met elkaar wat er bínnen de whatsapp-groep was gezegd. Probleem binnen dit team was dat dat dan weer niet met álle teamleden werd besproken. Lees mee hoe Yvonne dit ontspoorde team weer op de rails hielp.

Het gevaar van subculturen in een team
Binnen het team waren er subgroepjes: zo was er een borrelgroepje en een hardloopgroepje. Niet iedereen was welkom. In het hardloopgroepje werd over het borrelgroepje gesproken en vice versa. Een ongeschreven regel in het team was dat je altijd moest reageren in de whatsapp-groep, ook als je niet aan het werk was. Als je dan een goede smoes had, bijvoorbeeld hardlopen of borrelen, dan werd dat gedoogd. Dus je kunt je wel voorstellen hoeveel er geborreld werd. Wat je wel vaker ziet bij subgroepjes is dat beide vonden dat zij het bij het rechte eind hadden. Maar – heel verrassend – ook daar werd niet over gesproken.

Wat zijn de ongeschreven regels?
Yvonne verkende en onderzocht met het team welke ongeschreven regels en de daaruit voortkomende beperkende overtuigingen er waren. Voorbeelden van overtuigingen die er in het team waren: er wordt toch niet naar me geluisterd, ik wil niet onaardig overkomen, we spreken elkaar nooit aan want het moet wel gezellig blijven.

De ongeschreven regels werden opgeschreven en het team besloot welke ongeschreven regel een geschreven regel werd. Van de twaalf ongeschreven regels bleven er uiteindelijk maar twee over. Het team werd enthousiast van deze oefening en het sprak meteen nieuwe, aanvullende regels af, zoals: wij delen en informeren. En: wij gebruiken whatsapp alleen functioneel voor mededelingen, mét af en toe een smiley. Oh ja, en noem het afspraken, geen regels, was de tip van Yvonne aan het team.Ontsporing ontstaat ongemerkt
Wat er in dit team gebeurde, herkennen we allemaal wel. Je zit in een warm bad: je hebt aan een half woord genoeg van je collega’s en je snapt van elkaar welke uitdagingen je iedere dag tegenkomt in je werk. Ongemerkt kan zo’n warm bad langzaam aan heet worden, of koud. Voorbeelden: er vallen collega’s uit, de harde kern van het team gaat weg. De organisatie wil weer een cultuuromslag zonder dat je gehoord wordt. Jouw mening doet er toch niet toe. Je bent ook wel eens cynisch geworden of je voelt je uitgeput. Je houdt je mond maar, want er is toch geen tijd om echt naar elkaar te luisteren. Je bent erg geschrokken van een sneer van een dierbare collega en je durft niets te zeggen, want zij heeft het al zo zwaar en je wilt de sfeer wel goed houden.

Op de rails blijven kun je zelf doen
Het is daarom van essentieel belang om van de ongeschreven regels óf geschreven regels te maken óf er afscheid van te nemen. En dan is er tijd voor echt luisteren. De dialoog aan te gaan. Je zorg uit te spreken. Erkenning te krijgen en te delen. Het leuk te vinden om het oneens te zijn over relevante zaken en dat dat mag en kan. Dat het bad op temperatuur blijft. Te warm? Doe er een beetje koud water bij. Te koud? Beetje warm erbij. Dat kun je dan helemaal zelf regelen met je teamgenoten.

We zouden het leuk vinden om een reactie te krijgen, herken je zulke situaties?

Yvonne Persoon verzorgt voor Quadrant Advies opschudsessies en teamontwikkeltrajecten voor secretariaten. Bel vrijblijvend voor meer informatie: 077 – 462.32.20 of mail naar: info@quadrantadvies.nl.

Onze whitepaper ‘Hoe word of blijf je een (h)echt secretaresseteam?’ besteedt ook aandacht aan waar je als team tegen aan kunt lopen en hoe je dat kunt oplossen. 

    
    
 

 

 

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top