Het secretariële functiehuis is toe aan een update

Nu de rol van de secretaresse aan het veranderen is, wordt ook steeds meer duidelijk dat de functieomschrijvingen steeds minder voldoen en dat het bepalen van de niveaus van de secretaresses steeds lastiger wordt.

Het is zo lastig omdat de secretaressepopulatie in menig organisatie heel diffuus is; in alle hoeken en gaten van de organisatie zitten wel secretaresses. Alleen is er bijna geen één dezelfde en kun je je afvragen of iedere secretaresse in je organisatie wel een secretaresse is. Ze hebben allemaal dezelfde functietitel, maar er lopen zeker ook secretaresse rond die meer administratief medewerker zijn dan secretaresse.

Daarnaast is het vaak aan de leidinggevende ter beoordeling of een individuele secretaresse promotie krijgt of niet. Heb je een leidinggevende die zich hard voor je maakt, dan heb je geluk. Heb je een leidinggevende die niet zo in zijn secretaresse is geïnteresseerd, dan heb je pech. Zo kan het gebeuren dat de ene secretaresse die hetzelfde werk doet in een hogere schaal zit dan een collega secretaresse die drie deuren verder zit. Deze schaalongelijkheden zorgen nogal eens tot scheve gezichten en heeft een demotiverende uitwerking op de desbetreffende secretaresse.

Is het u wel eens opgevallen dat secretaresses bijna nooit op een organogram voorkomen? Dat is ook wel logisch, omdat secretaresses niet een aparte afdeling vormen. Een eigen kostenplaats voor alle secretaresses zorgt voor veel meer transparantheid. Het maakt ook dat je veel beter kunt sturen op de dienstverlening.

Wat je binnen de bestaande kaders van een functiehuis kunt doen, is kijken of de functieomschrijvingen meer te formuleren zijn in termen van output: welke resultaten moet de secretaresse neerzetten? Wat daar dan voor nodig is (taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden) volgt dan vanzelf.

Als je functieomschrijvingen gaat aanpassen, dan ontkom je er niet aan een tweede spoor uit te zetten, waarin vragen beantwoord worden zoals: waar wil de organisatie naar toe met de secretaressefunctie, wat is haar toegevoegde waarde, hoe gaan werkprocessen ingericht worden en hoe gaan we de secretariële organisatie optuigen? Functieomschrijvingen zijn dan weer de afgeleide van de antwoorden op deze vragen.

Of komt de organisatie wellicht tot de conclusie dat zij niet langer met functieomschrijvingen wil werken.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top