Handreikingen voor de projectondersteuner in de zorg

We leven steeds langer en gezonder. Tegelijkertijd moeten we in de zorg meer doen met minder. Dit betekent voor velen in de zorg dat ze naast hun functie projecten er ‘even’ bij doen. Vaak wordt met enthousiasme begonnen, maar verzanden projecten nogal eens in de waan van de dag. Dit geldt niet alleen voor de zorgprofessionals. Ook secretaresses zien we worstelen met het dienen van twee heren (of dames): de manager/het team enerzijds en het project anderzijds. Hoogste tijd om de secretaresse de secretaresse te laten zijn en een aparte tak van sport, projectondersteuning, in te richten.

 

Projectondersteuning: hoe dan?
Het begint bij het management van de zorgorganisatie zelf. Zo lang zij projectmanagement niet als een volwaardige tak van sport zien binnen hun organisatie, blijft het dweilen met de kraan open. Professioneel projectmanagement helpt voorkomen dat projecten voortijdig doodbloeden, omdat er te weinig geld of tijd besteed kan worden of dat er vooraf niet voldoende is nagedacht over alle consequenties die aandacht vragen.

Moeten we dan alles projectmatig aanpakken? Nou nee. Een project is pas een project wanneer er sprake is van een:

  • Specifiek doel
  • Uniek of nieuw resultaat
  • Duidelijk begin en eind
  • Opdrachtgever
  • Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
  • Mate van onzekerheid

In alle andere gevallen kun je werkzaamheden bestempelen als routinematig en kun je bijvoorbeeld de ondersteunende werkzaamheden op de ‘klassieke’ manier organiseren. Verhelderend in dit kader is het artikel dat ik onlangs schreef over het verschil tussen een secretaresse en een projectondersteuner (http://bit.ly/interviewYER).

Handreikingen voor projectondersteuning
Hieronder volgt een uitleg van de belangrijkste begrippen als het gaan om projectmatig werken. Het zal de projectondersteuner (of secretaresse die er ook projecten bijdoet), helpen om snel in de terminologie thuis te raken en te begrijpen wat zijn/haar rol in een project is en waar zijn/haar toegevoegde waarde ligt.

Projectfasen
Alle activiteiten binnen een project kunnen worden opgedeeld in verschillende fasen:

  • Als gevolg van een probleem of behoefte neemt de organisatie het besluit om het probleem op te lossen of in de behoefte te voorzien middels een project (projectbeslissing).
  • In de fase daarna wordt het project voorbereid en wordt uitgewerkt hoe de oplossing bereikt zal gaan worden, wat er gedaan wordt en hoe het projectresultaat er uit zal zien (projectvoorbereiding).
  • Dan volgt de fase van het daadwerkelijk gaan doen wat er met elkaar is afgesproken (projectuitvoering).
  • Na de uitvoeringsfase volgt de evaluatie van de projectresultaten: terugkijken en leren van het project (projectafronding). Tot slot maken we met elkaar afspraken over het gebruik, beheer en onderhoud van het projectresultaat (projectborging).

De termen initiatiefase, definitiefase etc. zijn de benamingen die PRINCE2 (een projectmanagement methode) hanteert. PRINCE2 onderscheidt een aantal hoofdprocessen die lopen vanaf het opstarten van een project tot en met het afsluiten ervan.

Projectbeheersing
Bij alle fasen van een project spelen de factoren tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie een grote rol. Al deze factoren worden in de projectvoorbereiding duidelijk omschreven en zijn belangrijke instrumenten voor de projectmanager om een project mee te kunnen beheersen en tijdig bij te kunnen sturen.

Informatiestromen en projectdossiers
De doelstellingen en de resultaten van een project worden beschreven in een projectopdracht. Op basis van deze projectopdracht wordt veelal besloten tot een ‘go’ of ‘no go’ voor een project. De belangrijkste elementen van een projectopdracht zijn:

  • Aanleiding:
    • Waarom dit project? Wat is het probleem of de behoefte?
    • Wat gebeurt er als we het project niet doen?
    • Wat draagt het project bij aan de doelen van de organisatie?
  • Doelstelling:
    • Wat is er aan het einde van het project bereikt?
    • Wat is er veranderd t.o.v. de huidige situatie?
  • Impact:
    • Welke afdelingen en processen zijn betrokken bij het project?
  • Randvoorwaarden:
    • Wat is er nodig om de resultaten te bereiken?
    • Wat wordt er van het management verwacht?
    • Is het project afhankelijk van resultaten van andere projecten?
    • Welke risico’s behoeven aandacht?
    • Worden mensen en middelen in meerdere projecten ingezet?
  • Samenstelling projectteam:
    • Wie wordt de projectleider?
    • Wie zijn de verschillende projectmedewerkers?
    • Is er sprake van een stuurgroep en een klankbordgroep? Wie zijn daarvan de deelnemers?

Na goedkeuring van de projectopdracht worden alle onderdelen ervan verder uitgewerkt tot een plan van aanpak. In het plan van aanpak krijgen de eerder genoemde projectbeheersingsfactoren ruime aandacht en wordt aandacht besteed aan de communicatie: wie wordt waar voor verantwoordelijk, wie krijgt welke informatie en wanneer, en tot slot: welke informatie moet worden vastgelegd en bewaard? In de fase van projectuitvoering rapporteert de projectleider regelmatig aan de opdrachtgever over de voortgang van het project. Aan het einde van het project stelt de projectleider zijn of haar eindrapport op. Het eindrapport heeft tot doel om vast te stellen of de vooraf gestelde doelen en resultaten zijn behaald binnen de gestelde tijd en kosten. Het eindrapport is ook bedoeld om te leren van het project: wat ging goed, wat had beter gekund?

Uit dit alles kunnen we de belangrijkste projectdocumenten op een rijtje zetten:

  • Projectopdracht
  • Plan van aanpak
  • Beslisdocumenten
  • Voortgangsverslagen
  • Besluitenlijsten
  • Verslagen projectteambesprekingen
  • Eindrapport

Rollen projectondersteuner
Tijdens een project speelt de projectondersteuner een belangrijke rol in de communicatie. Tevens zorgt hij/zij voor het opzetten en beheren van het projectarchief. Daarnaast speelt hij/zij een rol bij de voortgangsbewaking en de planning van het project. Ook verricht hij/zij ondersteunende werkzaamheden op het gebied van budgetbeheer en kwaliteitsbewaking. In een volgende blog ga ik dieper in op de rollen, werkzaamheden en digitale tools.

Competenties projectondersteuner
Ieder project is anders en dus zal ieder project een specifieke inzet vragen als het gaat om projectondersteuning. Wetende dat ieder project om maatwerk vraagt, zullen er toch een aantal competenties zijn die van vrijwel iedere projectondersteuner gevraagd worden:

  • Meedenker
  • Zelfstandig, zelf startend, initiatiefrijk
  • Coördinator, organisator
  • Overzicht hebben, gestructureerd kunnen werken
  • Digitaal vaardig
  • Communicatief sterk en sociaal vaardig
  • Vasthoudend en stressbestendig
  • teamplayer

 

Mijn volgende blog over projectondersteuning verschijnt eind mei.


Interesse in het volgen van een training over projectondersteuning?
Er zijn nog plaatsen vrij in onze training ‘Werken als projectondersteuner’ van 4 oktober 2018 in Arnhem

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top