De secretaressepool: 4 tips voor een succesvolle implementatie

De overgang naar een secretaressepool binnen organisaties leidt vaak tot hoog oplopende emotionele discussies en felle weerstand. Terecht of niet? Laten we eens kijken wat er aan de hand is. Ik doe dit aan de hand van 4 tips voor een succesvolle implementatie van een secretaressepool.

Tip 1: Vergroot de toegevoegde waarde
Ik zie dat veel organisaties bezig zijn met het vormen van een secretaressepool als nieuw dienstverleningsmodel voor de ondersteuning van de toekomst. Ik zie ook dat een groot deel van deze organisaties het nieuwe model als voertuig gebruikt om te besparen op overheadkosten en in het bijzonder op de kosten van ondersteunend personeel.
Begrijpelijk, want vanuit efficiency oogpunt kan er zeker bezuinigd worden op ondersteuning; deze is tot aan de crisis van 2008 veelal oneindig uitgedijt en is sindsdien menig secretaresse meer bezig met het ‘pamperen’ van haar klanten dan het leveren van echte toegevoegde waarde.

Aan de andere kant missen deze organisaties een essentiële boot: het nieuwe dienstverleningsmodel zorgt voor een kwalitatief hogere dienstverlening en een verdere professionalisering van de secretariële ondersteuning, zoals ik uiteenzet in mijn boek Groeien naar lean & meaningful management support’. Deze kwaliteitsimpuls is broodnodig om een ondersteuning in huis te hebben die er voor zorgt dat managers, directeuren en bestuurders dat leveren wat zij moeten leveren in een complexere en snellere wereld.

Organisaties die een succes hebben weten te maken van hun secretaressepool hebben allemaal meer aandacht besteed aan de opbrengstenkant dan aan de kostenkant. Zij zien de bezuinigingen eerder als een logisch gevolg van kwaliteitsverbetering dan als randvoorwaarde vooraf of als startpunt van de herinrichting van de secretariële ondersteuning.

Tip 2: Geef duidelijkheid
Natuurlijk benoem je wel de bezuinigingen, want medewerkers zijn niet gek. Leg duidelijk aan de secretaresses uit dat de bezuinigingen niet alleen betrekking op hen hebben. Vaak is het een organisatiebreed verhaal. Oftewel, ook voor andere collega’s is het een spannende tijd of zij hun baan wel of niet houden. Je kunt de secretaresses wel een perspectief bieden: binnen de secretaressepool zal meer aandacht zijn voor professionele ontwikkeling, meer loopbaanmogelijkheden en het beter benutten van talenten.

Tip 3: Bied een veilige omgeving om te ontwikkelen
Voorwaarde voor bovengenoemde professionele ontwikkeling en loopbaanmogelijkheden is het creëren van een veilige omgeving in de secretaressepool. De implementatie ervan is niet alleen een organisatieontwikkeling, het is bovenal een cultuurverandering. Zo wordt resultaatgericht werken nadrukkelijker het uitgangspunt. Als er dan een afrekencultuur in de organisatie is, is dit één van de eerste ‘killers’ voor succes van de secretaressepool. Geef de secretaresses de ruimte en het vertrouwen om te oefenen met nieuw gedrag en geef hen de ruimte om de pool naar eigen inzicht efficiënt in te richten. Bepaal als leiding dus wel het ‘wat’, maar niet het ‘hoe’.

Tip 4: Geef aandacht
Secretaresses vormen een bijzondere groep medewerkers binnen organisaties, in die zin dat ze niet bij het management horen, maar ook niet bij het team of afdeling. Ik zie in de praktijk dat ze regelmatig tussen wal en schip raken als het gaat om aandacht en support. Niet dat ze elke dag een aai over de bol nodig hebben, maar het expliciet (h)erkennen van het vele werk dat zij achter de schermen verrichten, doet wonderen. Daarbij maakt het niet uit of de secretaresses in een pool werken of niet. Al helpt het wel als ze in een pool zijn ondergebracht; de leiding ervan staat immers specifiek aan de lat om een succesvol team te realiseren. Zonder oprechte aandacht voor de teamleden gaat je dat niet lukken.

Conclusie
De emoties komen vaak voort uit niet weten wat er te wachten staat. Goede communicatie, tijd en aandacht én veiligheid, met een duidelijke stip op de horizon, zijn belangrijke voorwaarden voor een succesvolle implementatie van een secretaressepool.

 

-+-+-+-

Wilt u met uw secretaresses aan de slag om de secretaressepool efficiënt in te richten?
Dan is deze training ‘Groeien naar een lean & meaningful secretariaat’ zeker de moeite waard!

Meer weten over de voordelen van een secretaressepool?
Bestel dan mijn boek ‘Groeien naar lean & meaningful management support’ 
Klik hier voor bestellen

Begeleiding of advies nodig bij de introductie van een secretaressepool in uw organisatie?
Bel me vrijblijvend voor meer informatie op: 06 – 382.54.394 of mail me op: annemarie@quadrantadvies.nl

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top