Eén van de vijf kernwaarden van lean: Uitdaging

Onze training ‘Groeien naar een lean & meaningful secretariaat’ behandelt de principes van lean en vertaalt de vijf kernwaarden van Toyota, de grondlegger van lean, naar het professionele vak van de managementondersteuner. In eerdere blogs hebben we al twee van deze kernwaardes uitgediept: Genchi Genbutsu (terug naar de bron) en Kaizen (continu verbeteren). In deze blog gaan we in op de derde kernwaarde: Uitdaging.

Uitdaging
Toyota omschrijft deze kernwaarde als: ‘Een langetermijnvisie nastreven en alle uitdagingen aangaan met de moed en creativiteit die nodig zijn om die visie te realiseren.’ En uitdagingen ervaren we natuurlijk elke dag. Het helpt dan enorm als je de zogenaamde flow ervaart. Voor moed en creativiteit hoef je dan geen moeite te doen, die vloeien dan vanzelf omdat je doet waar je goed in bent en wat je leuk vindt. Er zijn verschillende manieren om deze flow te bereiken. Ik neem je in de volgende alinea’s daarover mee.

Flow
In de lean filosofie streef je naar een flow in de werkprocessen: ze zijn zo efficiënt en effectief mogelijk ingericht doordat er geen overbodige stappen in de processen zitten, er zo min mogelijk wachttijden zijn, er geen zaken dubbel worden gedaan, etc. etc. Dit heeft vooral met de inhoud van het werk te maken. Aan lean voegen wij nog een dimensie toe: meaningful. Een team werkt pas optimaal als je ook aandacht hebt voor het individu (jouw kijk op de wereld, jouw houding en gedrag) en voor elkaar (de wereld waarin we elkaar ontmoeten, met elkaar communiceren en samenwerken).

                            Model van Csikzentmihalyi

Uitdagend werk
Een vraag die daarbij om de hoek komt kijken is: wanneer is werk uitdagend? Het antwoord op deze vraag is voor iedereen anders. Het heeft namelijk alles te maken met de mate waarin je uitdaging koppelt aan vaardigheden. Twee voorbeelden ter verduidelijking:

  1. Stel je vindt het maken van complexe afspraken een lastige en vervelende klus, maar je wordt hier wel steeds voor gevraagd. Je zit dan volgens het model van Csikzentmihalyi laag in de vaardigheden en vrij hoog in de uitdaging. Het resultaat is dan dat je je bezorgd of misschien wel angstig voelt.
  2. Of: je bent vrij goed in notuleren, maar ziet er weinig uitdaging in. Je zal verveeld raken als je vaak moet notuleren. Je energieniveau daalt en je bruist niet van binnen.

Het zal duidelijk zijn dat de ideale toestand waarin je kunt verkeren de flow is. Deze bereik je door werkzaamheden te verrichten waarin je heel goed bent en waarin je ook veel uitdaging ziet. Het energieniveau zal hoog zijn. Vaak zie je mensen in zo’n situatie gewoon stralend achter hun bureau zitten. Als je straalt en je voelt ‘flow’, dan heb je ruimte om je visie te realiseren en niet alleen met het uitvoerende werk bezig te zijn.

Eén van de oplossingen: herverdelen van taken
Hoe meer je richting de flow gaat, hoe prettiger je je voelt in je rol. Hoe meer je in de verveling zit, hoe groter de kans op een ‘bore-out’ en hoe meer je richting angst en stress gaat, hoe groter de kans op een ‘burn-out’.

Met bovenstaand model kun je voor jezelf een beeld creëren welke taken en rollen wel bij je passen en welke niet. Zo kun je als het ware je eigen ‘ideale’ rol creëren en bespreekbaar maken wat hierin de mogelijkheden zijn. Misschien dat een collega bijvoorbeeld heel blij wordt van notuleren en dit als uitdaging ziet. Hoe fijn is het dan als je taken kunt herverdelen, zodat er niet alleen flow ontstaan in de processen (lean), maar ook in jezelf en in je team (meaningful)?

Een mooie opdracht voor jezelf om je eigen plek in het model te bepalen: leg het model van Csikzentmihalyi gedurende een paar dagen op je bureau en bepaal gedurende verschillende werkzaamheden je gemoedstoestand. Schrijf dit op en probeer te beschrijven waarom je je op die momenten in deze toestand bevindt. Hiermee krijg je voor jezelf een helder beeld van je eigen vaardigheden en welke uitdagingen je hierin ziet. Je kunt dit tevens als team doen: leuk én je leert veel van en over elkaar.

Wat zou je verder nog kunnen doen om een flow te bereiken in je processen, in jezelf én in je team? Tijdens onze training Groeien naar een lean & meaningful secretariaat op 8 en 29 maart 2018 gaan we hier dieper op in.

      

 

 

 

 

 

        

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Scroll naar top