Dit jaar is het jaar van Het Nieuwe Werken. We willen op een andere, meer sociale manier met elkaar samenwerken. Gewoon meer plezier in het werk hebben. Eindelijk is er aandacht voor openheid, gelijkwaardigheid, wederzijds respect en sociale steun, in het besef dat het de medewerkers zijn die het verschil maken. Het management van menig organisatie is er al volop mee bezig. Druk voornemend om het in 2011 definitief over een andere boeg te gooien.
Van start op operationeel niveau
En wat doet u op operationeel niveau, bijvoorbeeld met uw secretaresse? Want menig secretaresse staat al vol ongeduld klaar om de rol van samenwerkingspartner i.p.v. uitvoerende kracht in te vullen. Heeft u er al eens bij stil gestaan wat u aan haar kunt overdragen of haar kunt laten voorbereiden, zodat u meer tijd krijgt om meer rendement uit uzelf te halen?
Optimaal inzetten secretaresse levert u voordeel op
Natuurlijk moet u dan de juiste rechterhand hebben. Van een grijs muisje kun je geen sparringpartner maken. Maar even er van uitgaande dat u die wel heeft, benut u dan wel haar talenten optimaal? Want in die samenwerkingsrelatie ’nieuwe stijl’ is er sprake van wederkerigheid: als u uw assistent goed informeert, haar betrekt bij zaken, dan kan zij ook met u meedenken, zaken faciliteren, organiseren en zaken helder stellen en prioriteren. En daar plukt u weer de vruchten van.
Vormgeven van moderne samenwerking manager – secretaresse
Vragen die helpen als u begint bij het vormgeven van de samenwerkingsrelatie ‘nieuwe stijl’ met uw secretaresse:
- Over welk groeipotentieel beschikt zij (of hij)?
- Is dat voor u voldoende, wil er sprake van zijn van optimale ondersteuning?
- Beschikt zij over voldoende zelfsturend vermogen?
- Kan zij omgaan met de vrijheid en met de eigen verantwoordelijkheid voor de behaalde resultaten?
- Welke ondersteuning heeft zij nodig in het mentale groeiproces?
- Heeft zij behoefte aan een duidelijke structuur of niet?
Stappenplan
Als er dan een positief plaatje overblijft, geef dan uw secretaresse ook het vertrouwen en durf los te laten. Een aantal praktische tips:
- Begin klein, gooi niet meteen uw huidige manier van werken radicaal overboord
- Ga eens met uw secretaresse om tafel zitten en bekijk op welke deelgebieden u haar/hem het vertrouwen en de verantwoordelijkheid wil geven
- Vraag aan uw secretaresse hoe zij ziet dat ze die deelgebieden kan invullen en maak hier gezamenlijk afspraken over
- Maak afspraken welke resultaten er verwacht worden
- Evalueer regelmatig, stel eventueel bij en breid zo geleidelijk het loslaten en vertrouwen uit
- En last but not least kijk ook eens samen met uw secretaresse welke taken slimmer georganiseerd kunnen worden met gebruik van de nieuwste ICT-tools of bedenk hoe u taken op een andere manier kunt organiseren, waardoor uw secretaresse meer aan de inhoud dan aan de randzaken toekomt.
Zo krijgt u in 2011 de gelegenheid om het beste in uzelf naar boven te halen.