Deze week had ik een leuk voorbeeld van kennis delen via LinkedIn en de snelheid waarmee dat gaat. Ik wil dat hier graag met je delen.
Gisteren was ik bij een klant en die vroeg mij hoe het werkte om twee contracten naast elkaar open te hebben en dan in één oogopslag te kunnen zien wat er gewijzigd is. Hij had van iemand gehoord dat zoiets mogelijk was. Nu ben ik geen Office-expert dus ik gaf hem aan dat ik dat niet wist maar het wel voor hem uit zou zoeken. Gisterenavond thuis even naar LinkedIn gesurft en in de groep van Management Support mijn vraag gedropt. Voor de avond goed en wel om was, waren er een aantal leden die uitlegden hoe het in zijn werk gaat:
Je kunt in Word 2007 twee bestanden vergelijken. Open hiervoor beide bestanden en klik op het tabblad Weergave, in de groep Venster, op Naast elkaar weergeven. Als je door beide bestanden tegelijk wilt schuiven, dan klik je op het tabblad Beeld in de groep Venster, op Synchroon schuiven.
Als je een document voor correcties naar 2 collega’s hebt gestuurd, dan kun je de documenten combineren en alle wijzigingen van beide collega’s in één document samenbrengen:
- Klik op het tabblad Controleren, in de groep Vergelijken, op Vergelijken.
- Klik op Revisies van verschillende auteurs combineren.
- Onder Oorspronkelijk document klik je op de naam van het document waarin je de wijzigingen uit meerdere bronnen wilt combineren.
- Onder Gereviseerd document zoek je naar het document dat de wijzigingen van één van de revisoren bevat.
- Klik op Meer.
- Onder Wijzigingen weergeven selecteer je de opties voor wat je in de documenten wilt vergelijken.
- Onder Wijzigingen weergeven in klik je op Oorspronkelijk document.
- Klik op OK.
- Herhaal bovengenoemde stappen. Alle wijzigingen worden dan in het oorspronkelijke document samengevoegd.
In Word 2003 vind je deze functie ook onder Extra, Documenten vergelijken en samenvoegen. In het document dat dan geopend wordt, wordt meteen aangegeven wat er gewijzigd is. Je hoeft dus niet te zoeken naar de wijzigingen.
In Word 2007 kun je ook twee documenten met elkaar vergelijken en de resultaten van de vergelijking weergeven in een nieuw, derde document. De twee oorspronkelijke documenten worden daarmee niet gewijzigd:
- Klik op het tabblad Controleren, in de groep Vergelijken, op Vergelijken.
- Klik op Twee versies van een document vergelijken (= zwartregel).
- Ga onder Oorspronkelijk document naar het document dat je als oorspronkelijk document wilt gebruiken.
- Blader onder Gereviseerd document naar het andere document dat je met het oorspronkelijke document wilt vergelijken.
- Klik op Meer en selecteer de instellingen voor dat wat je in de documenten wilt vergelijken. Geef onder Wijzigingen weergeven aan of je wijzigingen op teken- of woordniveau wilt weergeven.
- Klik op OK.
- Als voor één van beide documenten al bijgehouden wijzigingen bestaan, verschijnt er een berichtvenster. Klik op Ja als je de wijzigingen wilt accepteren en de documenten met elkaar wilt vergelijken.
- Er wordt een nieuw, derde document weergegeven. Hierin worden bijgehouden wijzigingen in het oorspronkelijke document geaccepteerd en worden wijzigingen in het gereviseerde document als bijgehouden wijzigingen weergegeven.
De beschrijving van de stappen komt van de site van Microsoft. Natuurlijk eerst even zelf uitgeprobeerd vanochtend en daarna meteen de klant gemaild. Dus binnen 24 uur heb ik mijn klant kunnen helpen, kan hij voortaan heel veel tijd besparen en dat allemaal omdat LinkedIn mij de mogelijkheid biedt een vraag te stellen en Patricia Oschatz en Ans Woestenberg daar een antwoord op hadden. Bedankt daarvoor!
Wie heeft er nog meer van zulke leuke voorbeelden?