1. Welke talenten en welke toegevoegde waarde heb ik mijn organisatie te bieden?
2. Wat heb ik van mijn organisatie nodig om dit optimaal te realiseren?

Waarom? Omdat we leven in een kenniseconomie. Parate kennis en vaardigheden zijn nog steeds waardevol. Maar zoals ik in 2010 al in mijn boek ‘Adieu Secretaresse, Hello Assistant’ schreef, zijn de klassieke secretariële vaardigheden niet langer van doorslaggevend succes. Bovendien neemt de technologie taken van ons over of helpt de technologie ons taken anders, slimmer en sneller in te richten. Wil je echter van toegevoegde waarde blijven als secretaresse dan zul je moeten excelleren op personal touch en regisseurschap; de computer kan nog steeds niet alles overnemen.

Maar ook omdat we leven in een beleveniseconomie. Het nieuwe kapitaalgoed is de mens. Hij maakt het verschil. Hij zorgt voor een positieve of negatieve beleving. Als dus kennis en beleving de nieuwe succesfactoren zijn, hoe val je dan op als secretaresse, hoe zorg je dat jij die taak of opdracht toegeschoven krijgt en niet iemand anders? Voorwaarde om jezelf te kunnen profileren is dat je vanuit je kracht opereert. Dat betekent weer dat je weet wie je zelf bent en waar je goed in bent. Het heeft geen zin om te werken aan je mindere punten, want daarmee zul je nooit boven het maaiveld uitsteken. Steek liever je energie in je goede punten en zorg dat je daarin excelleert.

Je neemt daarmee een zeker risico. Je bent niet meer de traditionele duizendpoot die alles kan. Laat dat vooral los. In een wereld die zo snel en gecompliceerd is, bestaat het gewoonweg niet meer dat je alles kunt. Specialisatie op een bepaald terrein (HRM, marketing, communicatie, juridisch, medisch etc.) is daarmee een tweede speerpunt in het vaststellen van je marktwaarde.

Blijft over de tweede vraag: wat heb ik van mijn organisatie nodig om dit optimaal te realiseren? De samenwerkingsrelatie nieuwe stijl kenmerkt zich door openheid, gelijkwaardigheid en steun. Of zoals ik in mijn boek schreef: het besef dat je elkaar nodig hebt en het alleen niet meer redt. Vanuit deze basis geef je kenbaar welke begeleiding je nodig hebt in je verdere ontwikkeling en waarom. Niet alleen met de blik op je huidige functie of rol, maar ook wat je voor jezelf nodig hebt bij het bereiken van je doelen.

Nu hoeven we niet allemaal executive assistant of PA te worden. Is ook niet zaligmakend. Trouw aan jezelf blijven en uitgaan van je eigen kracht zijn veel essentiëler. Maar er wel over nadenken en er iets mee doen. Werken aan je marktwaarde dus.

Het is zo lastig omdat de secretaressepopulatie in menig organisatie heel diffuus is; in alle hoeken en gaten van de organisatie zitten wel secretaresses. Alleen is er bijna geen één dezelfde en kun je je afvragen of iedere secretaresse in je organisatie wel een secretaresse is. Ze hebben allemaal dezelfde functietitel, maar er lopen zeker ook secretaresse rond die meer administratief medewerker zijn dan secretaresse.

Daarnaast is het vaak aan de leidinggevende ter beoordeling of een individuele secretaresse promotie krijgt of niet. Heb je een leidinggevende die zich hard voor je maakt, dan heb je geluk. Heb je een leidinggevende die niet zo in zijn secretaresse is geïnteresseerd, dan heb je pech. Zo kan het gebeuren dat de ene secretaresse die hetzelfde werk doet in een hogere schaal zit dan een collega secretaresse die drie deuren verder zit. Deze schaalongelijkheden zorgen nogal eens tot scheve gezichten en heeft een demotiverende uitwerking op de desbetreffende secretaresse.

Is het u wel eens opgevallen dat secretaresses bijna nooit op een organogram voorkomen? Dat is ook wel logisch, omdat secretaresses niet een aparte afdeling vormen. Een eigen kostenplaats voor alle secretaresses zorgt voor veel meer transparantheid. Het maakt ook dat je veel beter kunt sturen op de dienstverlening.

Wat je binnen de bestaande kaders van een functiehuis kunt doen, is kijken of de functieomschrijvingen meer te formuleren zijn in termen van output: welke resultaten moet de secretaresse neerzetten? Wat daar dan voor nodig is (taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden) volgt dan vanzelf.

Als je functieomschrijvingen gaat aanpassen, dan ontkom je er niet aan een tweede spoor uit te zetten, waarin vragen beantwoord worden zoals: waar wil de organisatie naar toe met de secretaressefunctie, wat is haar toegevoegde waarde, hoe gaan werkprocessen ingericht worden en hoe gaan we de secretariële organisatie optuigen? Functieomschrijvingen zijn dan weer de afgeleide van de antwoorden op deze vragen.

Of komt de organisatie wellicht tot de conclusie dat zij niet langer met functieomschrijvingen wil werken.

In mijn rol als adviseur en trainer kom ik dagelijks over de vloer bij veel verschillende organisaties. Een jaar geleden waren de secretaresses daar veelal uitsluitend gefocust op hun eigen werk en het werken voor één manager. Bezig met hun eigen koninkrijkje waar niemand aan mocht komen. Niemand kon ook hun werk overnemen, want dat was veel te complex. Alleen zij wisten wat hun manager wilde en hoe het werk gedaan moest worden. Je moest dan ook wel alle dagen op kantoor zijn, omdat alleen zij het werk konden doen. De druk die dat gaf, daar had je maar mee te dealen.

Vervolgens zie je dat in dat jaar alle betrokken partijen met elkaar in gesprek zijn gegaan en de verbinding met elkaar gezocht hebben. Zo hebben we alles bespreekbaar kunnen maken. Op een realistische, praktische manier, met aandacht voor de kansen en uitdagingen die er liggen, maar ook met ruimte voor twijfels en zorg. Een greep uit de vragen die voorbij kwamen bij de secretaresses: als niet iedereen alle dagen op kantoor is, hoe pik je dan signalen op dat iemand niet lekker in z’n vel zit? Hoe ga je om met vertrouwelijke gesprekken op een open kantoorconcept? Hoe zorg je voor de sociale cohesie binnen de afdeling of met je directe collega’s? Welke afspraken maken we over de lopende zaken op kantoor als iemand thuis werkt? Hoe zorg je er als parttimer voor dat je stiekem niet toch bijna fulltime werkt, omdat je 24/7 toegang hebt tot je mailbox en wat dies meer zij? Mag je er ook voor kiezen om helemaal niet thuis te werken, omdat je van jezelf weet dat een vaste routine van werken op kantoor van jou nu eenmaal een productievere medewerker maakt?

Hoe fantastisch is het om dan te zien hoe de secretaresses nu de informele samenwerking meer en meer opzoeken, kennis met elkaar delen en open staan om te experimenteren met werken in een secretaresseteam, maar ook bijvoorbeeld hoog in de organisatie stagiaires gaan inschakelen. Op de eerste plaats om de jeugd een kans te geven ervaring op te doen, maar op de tweede plaats voor zichzelf: loslaten. Vanuit het besef dat ook anderen werkzaamheden kunnen overnemen. En door ruimte te creëren voor een ander, je ook ruimte creëert voor jezelf. Om bijvoorbeeld naar je eigen bioritme te luisteren en eens om 3 uur ’s middags naar huis te gaan. Of een nieuwe klus op je te nemen waar je voorheen niet aan toe kwam. Of…., vul zelf maar in.

Het maakt dat deze secretaresses minder in de kramp schieten en daarmee meer kunnen bijdragen aan een flexibelere, proactieve en netwerkende organisatie. Goed bezig die secretaresses ‘on the move’.

Nieuwsgierig? Download dan hier het artikel.

Wil je meer weten over Slow Management – stil staan bij organiseren -, neem dan eens een kijkje op hun site.

Want dat ‘vanzelf’ is geen vanzelfsprekendheid; gelet op de informele macht van secretaresses is een verandertraject op basis van dit ‘vanzelf meeveranderen’-idee gedoemd te mislukken. Bovendien, geen groep in een organisatie die zo veel kennis heeft van wat er speelt op de werkvloer, waar knelpunten zitten, wat effectiever en efficiënter kan, en welke systemen wel en niet werken. Erg zonde als je deze collectieve, praktische kennis onbenut laat.

Bottum up moderniseren van de managementondersteuning vraagt van de secretaresse om uit haar comfort zone te stappen. Wanneer je core business het optimaal laten presteren van anderen is, dan is het best lastig om over jezelf en je eigen functie en over de toekomst van de management-ondersteuning organisatiebreed na te denken, daar een visie op te hebben en vernieuwingen in gang te zetten.

Je kunt natuurlijk een adviesbureau inhuren die de managementondersteuning op sleeptouw neemt en het verandertraject van A tot Z doorvoert; een arbeidsintensieve en dus een dure oplossing. In tijden van bezuiniging is co-creëren met een externe deskundige een meer eigentijdse en tevens goedkoper alternatief.

Middels een aantal bijeenkomsten zet deze persoon de grote lijnen uit, laat de organisatie van buiten naar binnen kijken als het gaat om managementondersteuning en wordt het beeld helder waar de organisatie naar toe wil. Om vervolgens intern een projectteam op te tuigen die de vertaalslag gaat maken op operationeel niveau.

Bijkomend voordeel van co-creatie is dat het eigenaarschap van het verandertraject bij de managementondersteuning zelf komt te liggen: dé beste garantie voor succes.

In de brochure leergang ‘Adieu Secretaresse, Hello Assistant’ leest u meer over hoe Quadrant Advies managementondersteuning bottom up moderniseert, in co-creatie met de opdrachtgever.

Aan de adresgegevens en telefoonnummers verandert niets. Wel worden de emailadressen en website aangepast:
info@quadrantadvies.nl
www.quadrantadvies.nl

Na de vele enthousiaste reacties n.a.v. mijn vorige nieuwsbrief over Het Nieuwe Werken volgt hier mijn nieuwe nieuwsbrief vol met interessante informatie. Download hier de Nieuwsbrief Oktober 2011.

Ik wens je veel leesplezier!

Geschetste situatie was voor de Belgische Radio 1 aanleiding om meer in haar algemeenheid de volgende vragen te stellen:

- staat achter elke CEO een sterke assistent?

- zijn dat dikwijls mannelijke CEO’s met vrouwelijke assistentes? Ook omgekeerd: man-man of vrouw-vrouw?

- de CEO van Belgacom wil per se zijn vroegere assistente terug; zijn die dan onvervangbaar?

- er hangt altijd een zweem van verdachtmaking rond mannen die per se hun vrouwelijke assistente terug willen, misschien een mogelijke affaire? Is dit onvermijdelijk of niet?

- de functie van assistent is die niet veel meer geworden dan alleen secretaresse

In hun programma heb ik gisteren mijn mening gegeven over deze vragen. Via deze link kun je het radio-interview terughoren.

Mag ik je uitnodigen om op bovenstaande vragen te reageren? Ik ben zeer benieuwd naar jouw mening!

Die jou beschouwt als samenwerkingspartner, niet als concurrent. Die spontaan werk van je overneemt als jij dreigt over te lopen. En daar niet binnen een week een wederdienst voor terug verwacht. Die jou vraagt haar afwezigheid op te vangen omdat jullie zo met elkaar in het team samenwerken. Die een beroep doet op jouw expertise en jou uitnodigt hetzelfde bij haar te doen. Die samen met jou en je teamgenoten nieuwe dingen uitprobeert; soms lukken ze, soms ook niet, maar dat is niet erg. Die het accepteert als jij ‘nee’ zegt. Die zegt als ze een fout heeft gemaakt en niet probeert haar straatje schoon te vegen. Die niet doet aan egotripperij en de status van haar baas niet nodig heeft om zich goed te voelen. Die samen met jou de schouders er onder wil zetten en die zich samen met jou verantwoordelijk voelt voor het eindresultaat van het team.

En vind je dat stiekem best wel wennen? 

Dat je meent je te moeten verantwoorden aan je directe collega’s waarom je eerder naar huis gaat en je dat dus helemaal gaat uitleggen, terwijl zij alleen maar willen weten of ze dingen van jou over moeten nemen. Dat je je baas uitgebreid vertelt waarom je straks een paar uur thuis gaat werken, terwijl hij alleen maar wil weten of de zaken verder doorlopen en geregeld zijn. Dat je geen uren meer registreert in een systeem, omdat de taken die je doet belangrijk zijn en niet het aantal uren dat je aanwezig bent. Dat je het ook nog wel lastig vindt om je collega te vragen jouw afwezigheid op te vangen, omdat je meent dat je alles zelf moet oplossen of dat je een ander niet te veel tot last wilt zijn.

Maar je doet het wel! Jij bent geen eilandbewoner die alleen focust op de baas en de eigen werkplek en waar alles en iedereen aan ondergeschikt is. Misschien ben je het wel nooit geweest en ervaar je nu des te meer hoe veel plezieriger het werken is als er meer secretaresses zijn zoals jij en hoe veel meer kansen en uitdagingen er op ieders pad komen.

De nieuwe tijdgeest biedt volop kansen aan wereldburgers. Aan eilandbewoners de keus: de sprong wagen of stilletjes via een zijdeur afgevoerd worden.